Meldestelle HinSchG

WhistlePoint - die ausgelagerte interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Was ist WhistlePoint?

WhistlePoint ist eine ausgelagerte interne Meldestelle und dient der Umsetzung des im Juli 2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Über diese Meldestelle können Personen aus dem internen Bereich des Unternehmens sowie auch Externe, die in Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit von Verstößen erfahren (nachfolgend: hinweisgebende Person), diese melden und werden durch das HinSchG vor Repressalien durch ihren Beschäftigungsgeber geschützt. WhistlePoint ist eine Plattform, über die hinweisgebende Personen Verstöße schnell, einfach, digital und sogar anonym melden können.

Welche Verstöße kann ich melden?

• Verstöße gegen Strafvorschriften = Jede Strafnorm nach deutschem Recht, z. B. Betrug oder sexuelle Belästigung
• Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient: z. B. Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche: z. B. Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
• Moralische Verstöße sind vom Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht erfasst!

Wie gebe ich eine Meldung ab?

WhistlePoint stellt einen Link und einenQR-Code (siehe unten) mittels dessen eine neue Meldung erstellt oder eine bereits bestehende Meldung (nur die eigene Meldung!) weiterverfolgt werden kann. Die WhistlePoint-Software führt Schritt für Schritt durch die Einreichung einer Meldung. Meldungen können sowohl mündlich per Sprachnachricht eingereicht werden, als auch schriftlich durch Ausfüllen der Textfelder.

Dazu wird zunächst ein Themengebiet ausgewählt, anschließend muss entschieden werden, ob die vertrauliche Meldung mit Angabe der Kontaktdaten oder anonym erfolgen soll. Zudem kann die Meldung einer Kategorie zugeordnet werden (z. B. Betrug, Machtmissbrauch, etc.). Ebenso besteht die Möglichkeit, Dokumente, z. B. solche, die den gemeldeten Vorfall belegen, hochzuladen und das Datum des Verstoßes anzugeben. Über Betätigung eines Buttons kann die Meldung eingereicht werden.

Im Folgenden erhält man dann ein persönliches Passwort, das bitte gemerkt und sicher aufbewahrt werden möge.

Auch bei einer anonymen Meldung hat man nach Einreichen der Meldung die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse anzugeben, die die bearbeitenden Rechtsanwältinnen nicht einsehen können und die lediglich der (automatisierten) Benachrichtigung dient. Es steht der hinweisgebenden Person auch frei, keine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. In diesem Fall muss man sich regelmäßig mit dem Passwort bei WhistlePoint einloggen, um den weiteren Umgang mit der Meldung nachvollziehen zu können. Hierzu muss eingangs der Button „Bestehende Meldung weiterverfolgen“ betätigt werden.

Was bedeutet der Grundsatz der Vertraulichkeit und gibt es Ausnahmen von diesem?

Die interne Meldestelle hat von Gesetzes wegen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren, wenn der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt (oben genannte Verstöße) oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichend Grund hatte, dies anzunehmen. Das Vertraulichkeitsgebot gilt gleichermaßen für die Identität der von der Meldung betroffenen Person sowie sonstige in der Meldung genannten Personen.

Der Vertraulichkeitsgrundsatz ist elementar und darf nur aufgrund von im HinSchG genannten gesetzlichen Ausnahmetatbeständen durchbrochen werden, z. B. wenn die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen gemeldet hat oder aufgrund von Verlangens von Strafverfolgungsbehörden in Strafverfahren oder aufgrund gerichtlicher Entscheidungen.

Was muss ich bei der Meldung beachten? Bergen diese ein Risiko für mich?

• Wer berechtigt einen Verstoß meldet, wird von dem HinSchG umfassend vor Repressalien durch den Beschäftigungsgeber geschützt.
• Verbot von Repressalien. Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Repressalien. Dieser Schutz wird bereits auf die Androhung oder den Versuch, Repressalien auszuüben, ausgedehnt.

Zu den verbotenen Repressalien gehören folgende Maßnahmen:

• Kündigung des Arbeitsverhältnisses
• Vorzeitige Beendigung eines Werk- oder freien Dienstvertrags
• Verweigerung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen
• Abmahnung im Arbeitsverhältnis
• Disziplinarmaßnahmen
• Schädigung einschließlich Rufschädigung
• Herbeiführen finanzieller Verluste
• Ein Verstoß gegen das Verbot von Repressalien macht den Beschäftigungsgeber schadensersatz- und bußgeldpflichtig.

Achtung: Falschmeldung

Es ist aber Vorsicht geboten: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Information meldet, ist zum Ersatz desjenigen Schadens verpflichtet, der daraus resultiert.

Was passiert nach meiner Meldung?

Binnen sieben Tagen wird der Eingang der Meldung bestätigt. Die Ombudsanwältinnen hinter WhistlePoint prüfen, ob der Verstoß unter den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt (oben genannte Verstöße), treten mit der hinweisgebenden Person in Kontakt und prüfen die Stichhaltigkeit der Meldung. Erforderlichenfalls ersuchen die Anwältinnen weitere Informationen und leiten anschließende Folgemaßnahmen ein.
Spätestens drei Monate nach Mitteilung über den Eingang der Meldung gibt es eine Benachrichtigung der internen Meldestelle zum weiteren Vorgehen und den Gründen dafür.

Welche Folgemaßnahmen gibt es?

Die interne Meldestelle schlägt dem Beschäftigungsgeber einen unternehmensinternen und einen externen Weg vor, mit dem gemeldeten Sachverhalt zu verfahren. Die schlussendliche Entscheidung trifft der Beschäftigungsgeber.
Die interne Meldestelle kann die hinweisgebende Person aber auch an eine andere zuständige Stelle verweisen (z. B. die Strafverfolgungsbehörden) oder das Verfahren aus Mangel an Beweisen einstellen.